隨著政府、企事業(yè)單位等組織的檔案信息化建設(shè)的逐漸推進(jìn)，大部分單位已完成了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容還只是檔案目錄數(shù)據(jù)，大量的歷史留存的紙質(zhì)檔案還沒有進(jìn)行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)。
一、服務(wù)場景
隨著政府、企事業(yè)單位等組織的檔案信息化建設(shè)的逐漸推進(jìn)，大部分單位已完成了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容還只是檔案目錄數(shù)據(jù)，大量的歷史留存的紙質(zhì)檔案還沒有進(jìn)行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)。這些紙質(zhì)檔案已不能滿足日新月異的檔案管理利用新形勢的需要，主要表現(xiàn)在:紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間、需要特殊的保管環(huán)境、無法進(jìn)行廣泛的共享查詢，隨著時(shí)間的推移，還面臨著腐蝕、老化、修復(fù)等一系列問題。所以，作為檔案信息化建設(shè)工作中的重中之重——檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作已被很多單位納入檔案信息化建設(shè)工作的日程。
檔案數(shù)字化是應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)來處理原始文件、檔案、資料，形成數(shù)字化的電子數(shù)據(jù)文件，以方便存儲、管理和利用。檔案數(shù)字化加工有自行加工和外包服務(wù)兩種方式，其中最廣泛采用的就是文件、檔案、資料的掃描加工外包服務(wù)，它能節(jié)省有關(guān)內(nèi)部運(yùn)作所直接投入的資金和人力，大大提高工作效率。
我公司建立了一支專業(yè)的長期服務(wù)于政府、企事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的骨干團(tuán)隊(duì)，可以為廣大用戶提供專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化代加工服務(wù)。
二、工作流程
· 檔案分類整理：按照檔案情況，年度、類別、長短期等進(jìn)行分類整理，將部門編制不統(tǒng)一的進(jìn)行統(tǒng)一分類，以便數(shù)字化后方便查找與管理。
· 檔案交接：分類整理后的檔案按年度、類別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，并按實(shí)際頁數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。
· 標(biāo)引著錄：標(biāo)引著錄是為了方便查閱與管理，對文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，實(shí)際項(xiàng)目中將會按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，供錄入員和校對人員參考。
· 檔案拆分：檔案拆分前要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號，編制總頁號后，要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個(gè)頁號需要用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核實(shí)頁數(shù)，檔案拆分時(shí)要嚴(yán)格按照要求對不需掃描的頁面進(jìn)行標(biāo)注。
· 檔案的掃描：原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發(fā)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。
· 圖像處理：采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過校對系統(tǒng)對圖像進(jìn)行校對，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。
· 質(zhì)量檢驗(yàn)：對掃描處理完成后的圖像頁面進(jìn)行檢驗(yàn)，對檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁號及頁數(shù)進(jìn)行對比，對掃描前的圖像頁的標(biāo)引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記并退回上一流程重新處理。
· 圖像與索引掛接：文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對各種使用習(xí)慣逐頁進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。
· 案卷整理還原：檔案整理工作嚴(yán)格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序的整理，公司安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。
三、服務(wù)價(jià)值
· 提高工作效率，降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
· 最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
· 陽光政務(wù)提升形象
庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。